Määritelmä
"Työaikakirjanpito on pakollista ja siitä on säädetty Työaikalain 32 §:ssä. Työaikalain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin." (Finlex 872/2019).
Käytännössä se tarkoittaa, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit, sairauspoissaolot, lomat ja erilaiset korvaukset, joiden perusteella maksetaan palkkaa. Kulut ja tunnit tulee kirjata tietysti päivittäin ja oikein. Eri organisaatioissa on hyvin erilaisia tapoja toteuttaa lakivelvoitetta työaikaseurannasta. Laki ei erikseen määrittele miten lakisääteinen työaikaseuranta tulee käytännössä toteuttaa. Ainoastaan vaatimus, että se tulee toteuttaa. Vaikka työaikakirjanpito on pakollista on se myös hyödyllistä. Siten kaikki tehty työ tulee samalla näkyväksi ja korvattavaksi.
On tärkeää tehdä ero työtehtävään käytetyn ajan seurannan ja lakisääteisen työajanseurannan välillä.
Tarkemmin työtehtävään kohdistuva aika on esimerkiksi:
- Työtehtäviin käytetty aika
- Töihin kirjatut tunnit
Työhön käytetyn ajanseuranta kohdistuu tehtäviin, joita tehdään esimerkiksi omassa kunnossapidossa oman tuotannon laitteiden korjaamiseen. Asiakkaiden koneiden huoltamiseen & kunnossapitoon ja kalustoon kohdistuviin huoltoihin jne.
Tätä työtehtäviin tai töihin kohdistuvaa ajanseurantaa ei viranomainen vaadi lain puitteissa kirjaamaan ja tallentamaan. Sen sijaan organisaatio voi itse tarvita tätä tietoa töiden dokumentoinnista oman toiminnan kehittämiseen, prosessien tehostamiseen ja huoltopalvelutoiminnassa asiakkaiden laskuttamiseen.
Kunnossapitosovellus Spotilla mahdollistaa lakisääteisen työajanseurannan työajanseuranta moduulin avulla. Tämän lisäksi Spotilla mahdollistaa myös tehtäville käytetyn ajan kirjaamiseen, joka kohdistuu organisaation sisäiseen toimintaan (oma kunnossapito, huoltopalveluliiketoiminta tai kalustonhallinta).
Mielestämme on tärkeää tehdä ero näiden kahden seurannan välillä, jotta on mahdollista saada suurin hyöty irti kunnossapitosovelluksesta sekä lakisääteisessä työajanseurannassa, että oman toiminnan tehostamisessa.
Työaikalakia päivitettiin muutama vuosi sitten vastaamaan 2020-luvun vaatimuksia. Olisiko hyvä päivittää myös omaa lakisääteistä työajanseurantaa? Työajanseurantalain noudattaminen on paljon helpompaa sähköisellä mobiilipohjaisella sovelluksella. Mikä parasta, sama sovellus ei ainoastaan auta työaikalain seurannassa vaan myös muussakin toiminnassa. Aloita nyt helposti lakisääteinen työajanseuranta!
Nyt olisi hyvä tilaisuus unohtaa kaikki vaihtoehtoiset tavat kirjata lakisääteistä työaikaa. Excel-tiedostojen, tuntilappujen ja Teamsin sijaan kannattaa ottaa käyttöön mobiilisovellus, joka on helppo käyttää, toimii luotettavasti ja varmistaa että kaikki työhön liittyvä tieto tallentuu varmasti.
Miksi valita sähköinen työkalu?
Työajan seurannan lakivelvoite kannattaa tehdä mahdollisimman helposti mobiilisovelluksella. Sähköinen työajanseuranta on kätevää ja kannattavaa.
Kaikki työajanseurantaan kirjatut tunnit kirjautuvat oikein ja päivittäin. Sähköisessä sovelluksessa tiedot pysyvät tallessa ja sieltä on helppo seurata työaikaa tarpeiden mukaisesti.
Työajanseuranta moduulin avulla voidaan kirjata:
-
Työaikaa
-
Lomia
-
Matkakorvauksia
-
Poissaoloja
-
Lounastaukoja
Kunnossapitojärjestelmä Spotillan etuna on, että lakisääteinen työajanseuranta on kaikille läpinäkyvää. Työntekijä voi helposti kirjata omat työtuntinsa "työaikaleimauksina" ja työnantaja helposti tarkistaa kirjauksia.
Vaihtoehtoisesti työnantaja voi automatisoida työaikakirjaukset "työaikasäännöllä". Työnantaja voi määrittää järjestelmään esimerkiksi, että työntekijän työaika on säännöllinen ma-pe 8-16.
Spotillan työajanseurantamoduulin avulla voit helposti saada selkeän kalenterinäkymän kaikkien työntekijöiden työajoista. Hakea tarkemmin ajanjaksoja, aikavälejä tai tapahtumalajeja suodattamalla koko dataa työajoista. Voit myös tarkastella tietoja graafisina raportteina sovellukseen syötetyn datan perusteella.
Käytännön hyötynä on, ettei enää yksikään työaikakirjaus mene "hukkaan". Papereita tai tiedostoja ei tarvitse metsästää. Mikäli työntekijät itse tekevät työaikakirjauksensa liittyen lakisääteiseen työaikakirjaamiseen, voivat he tehdä sen helposti omasta älypuhelimestaan missä tahansa ja milloin tahansa. Se helpottaa varsinkin liikkuvassa työssä olevien huollon ja kunnossapidon ammattilaisten työtä kirjata omaa työaikaansa.
Tässä esimerkkinäkymä automaattisesta työajan määrityksestä liittyen esimiehen tekemään työaikasääntöön lakisääteistä työajanseurantaa varten. Työntekijällä on säännöllinen työaika, automaatiossa otetaan myös huomioon päivittäinen lounastauko.
Spotillassa työhön käytettyä aikaa voi kirjata näppärästi mobiilissa jokaiselle työtehtävälle. Työtehtäviin kirjatun ajan avulla raportointi eri töihin käytetystä ajasta tapahtuu automaattisesti, tehtäviin käytettyä aikaa voidaan seurata helposti ja reaaliaikaisesti. Lisäksi on mahdollista suunnitella tai määrittää tehtäväkohtainen suunniteltu tai arvioitu aika, jota voidaan verrata toteutuneisiin työaikoihin tehtäväkohtaisesti.
Näin tehtäviin töihin käytettyä aikaa voidaan seurata tehtävätasolla. Voidaan siis seurata tehtyjä töitä ja niihin käytettyä aikaa (työtehtäväkohtaisesti). Tuntiseuranta voidaan myös kohdistaa mihin tahansa kohteeseen, laitteeseen, projektiin tms., jolloin raportointi saadaan automaattiseksi tarvittavalla tasolla. Raportointi on helppoa sähköisten lomakkeiden avulla. Ne voidaan määritellä tarpeiden mukaan, ohjata automaattisesti eteenpäin, tieto on dokumentoitu ja haettavissa helposti.
Tämän raportoinnin perusteella voidaan arvioida esimerkiksi koneisiin ja laitteisiin kohdistuvien huoltojen kestoja ennakkoon. Samalla voi huoltopalveluliiketoimintaa tuottava ammattilainen antaa asiakkaalle arvion huollon kestosta ja sen kustannuksista.
Huollon jälkeen tehtävälle kohdistettujen tuntien mukaisesti voi asiakasta laskuttaa tarkkojen tuntikirjauksien ansiosta. Samalla mikään työhön käytetyn ajan kirjaaminen ei ole muistinvarassa. Kiireisessä työssä mobiilikirjaaminen helpottaa kirjausten tekemistä ja samalla kirjaukset voidaan tehdä heti. Ei tarvitse odottaa tuntien kirjaamista siihen asti, että on toimistolla pöytäkoneen äärellä.
Selainportaalissa voidaan luoda monipuolisesti erilaisia raportteja tehdyistä tehtävistä ja niihin käytetystä ajasta. Näistä voidaan luoda myös automaattisesti kustannusraportit, jolloin jokaisesta kirjatusta tehtävään käytetystä tunnista syntyy automaattisesti kustannus. Tämä kustannus kohdistuu automaattisesti tehtävälle, joka voidaan kohdistaa siihen liittyviin kohteisiin (laite, asiakas, kustannuspaikka jne.). Työtuntikustannus voidaan asettaa käyttäjäkohtaisesti, jolloin kustannukset kohdistuvat oikein.
.png?width=366&name=Spotilla_Teht%C3%A4v%C3%A4t_Tuntikirjaus%20(2).png)
Liikkuvassa työssä laskutettavat työt laskutetaan usein työtehtävään käytetyn ajan, käytettyjen tarvikkeiden (varaosa, tuote tms.) ja matkakustannuksien perusteella. Lisäksi työhön liittyy yleensä jokin työraportti tai muu dokumentaatio.
Näissä tapauksissa Spotillaan voidaan kirjata helposti työhön käytetty:
-
Laskutettava aika
-
Matkakulut
-
Työssä käytetyt tarvikkeet, jotka toimivat laskutuksen perusteena
Tämän lisäksi työraportti (asennuslomake, huoltoraportti, tarkastuspöytäkirja tms.) voidaan täyttää valokuvineen suoraan mobiilisovelluksessa ja lähettää se suoraan asiakkaalle sähköpostiin työn valmistuttua.
Laskutettavia tunteja voidaan seurata usealla eri tavalla kuten:
-
Työntekijäkohtaisesti
-
Aikaperusteisesti esim päiväkohtainen tai vko- tai kk-tasolla
-
Asiakkaittain
-
Työkohteittain jne.
Aiemmin kirjoitimme työnantajan velvollisuudesta hoitaa työntekijäkohtainen lakisääteinen työajanseuranta, se hoidetaan Spotillan työajanseuranta moduulin avulla. Kannattaa muistaa, että aina ei haluta tai pystytä laskuttamaan kaikkea työntekijän tekemiä työtunteja asiakkaalta, jolloin on järkevää erottaa kokonaistyöajanseuranta ja laskutettavat työtunnit erilleen toisistaan. Se onnistuu Spotillassa kohdistamalla aikaa tehdyille työtehtäville tai töihin kirjatuista tunneista.
Sopimalla yhteisen käytännön laskutettavien työtuntien kirjaamisesta voidaan varmistaa kaikkien työtuntien kirjaaminen. Se helpottaa ja parantaa laskutusta. Tuntien kirjaamisen ei pidä olla vaikeaa tai monimutkaista, vaan mahdollisimman helppoa. Sillä tavoin pyritään varmistamaan ettei yhtäkään kirjausta jää tekemättä tai niitä ei tehdä huolellisesti. Laskutuksen parantumisen edellytyksenä on hyvin ja tarkasti tehdyt kirjaukset. Siten voidaan laskuttaa asiakasta oikein ja mahdollisissa epäselvissä tilanteissa voidaan Spotillasta saada nähtäväksi juuri oikeat työraportit ja niihin liittyvä dokumentaatio.
Spotillassa voi myös olla erilaisia ennalta määritettyjä tehtäväpohjia (työlajeja tai työtehtäviä), joita tehdään esimerkiksi jollain työkoneella. Nämä erilaiset työtehtävät on helppo kirjata suoraan mobiilisovelluksella, jolloin työntekijä pystyy valitsemaan oikean työtehtävän ja kirjaamaan siihen käytetyn ajan.
Tämä helpottaa oman kunnossapidon ammattilaista tai huoltomiestä asiakkaan kohteessa. Ei tarvitse erikseen etsiä tietoa tai soitella esimiehelle. Tehtäville voidaan määritellä esimerkiksi tarkistuslistoja tai liittää ohjeistuksia helpottamaan hommia.
Tämä on kätevää niissä tapauksissa, joissa pitää olla käytettävissä ennalta määritetty ns. tehtäväkirjasto, joista työtekijä voi valita lennosta oikean. Näin myös raportointi saadaan kohdilleen, koska työntekijä pystyy helposti valitsemaan aina oikean työlajin ennalta määritetyistä tehtäväpohjista.
Samalla varmistetaan tehtyjen töiden kuittaaminen ja helpot kirjaukset huolloille käytetyistä tunneista. Työnjohdon näkökulmasta on mahdollista seurata mihin töihin aikaa kuluu toteutuneiden tuntien perusteella. Se helpottaa tulevaisuuden työtehtävien suunnittelua. Ennen kaikkea vähentää sähläystä erilaisten paperien ja viestin kanssa.
Työaikaseurantaa mobiilisti Spotillan avulla.
Miksi valita Spotilla-sovellus?
Lakisääteisen työajanseurannan ja hallinnan lisäksi Spotilla auttaa sinua kunnossapidossa, huollossa, kalustonhallinnassa ja työnohjauksessa. Saat samassa sovelluksessa paljon erilaisia ominaisuuksia helppoon jokapäiväiseen toiminnanohjaukseen. Aloita helposti lakisääteinen työajanseuranta Spotillan avulla.
Helppokäyttöinen mobiilisovellus auttaa sinua tekemään asioita sujuvasti ja tehokkaasti. Samoin voit helposti tarkastella erilaista huoltoon, kunnossapitoon, kalustonhallintaan ja työnohjaukseen liittyviä asioita. Suodattaa juuri sinua varten sopivia näkymiä niistä asioista joita haluat tarkastella. Selkeä visuaalinen näkymä helpottaa työtä. Erilaiset raportit on helppo koostaa ja käyttää päätöksenteon tukena. Ei enää "mututietoa" vaan kunnollista raportointia helposti. Fakta helpottaa päätöksentekoa.
Ennakoivaa kunnossapitoa, tehoa huoltotoimintaan, parempaa kalustonhallintaa ja sujuvaa työnohjausta
Hyvin suunniteltu ennakkohuoltotoiminta vähentää vikakorjauskeikkojen määrää ja pienentää kustannuksia
✔ Ajastetut huollot
✔ Huoltojen muokattavat tarkastuslistat
✔ Rooli- tai vastuupohjaiset työjonot
✔ Tuntien ja varaosien kirjaaminen
✔ Töiden kuittaus helposti ja nopeasti mobiililla tai selaimella
✔ Excel- ja PDF raportointi
✔ Sähköposti- ja push ilmoitukset
✔ Vastuutahoittain määritellyt selkeät työjonot
Työn ohjaaminen
Kaikki tiedot käden ulottuvilla
Työmääräimet, ennakoivan kunnossapidon tehtävät, vuosihuollot, tarkastukset, arvioinnit, viankorjaukset ja muut työt - yhdessä paikassa!
✔ Työt oikeiden henkilöiden työjonoissa
✔ Työhön käytetyn ajan ja varaosien kirjaaminen
✔ Vikakeikan tilanne ja päivitys
✔ Tuotannon tehtävien seuraaminen
✔ Varmista, että kaikki työ tulee laskutettua
✔ Vähennä työpyyntöjen käsittelyyn käytettyä aikaa
✔ Tehosta huollon toimintaa
✔ Ole tietoinen, mihin asentajien aika menee
✔ Vähennä sähläystä papereiden ja whatsapp-viestien kanssa
Aidosti mobiili
Varmasti ja sujuvasti toimiva Android- ja iOS-laitteissa. Ei "mobiilioptimoitu" vaan aidosti mobiilia käyttöä.
✔ Omien töiden työjono mobiilissa
✔ Kirjoituksen sanelu
✔ Huoltotöihin liitettävät lomakkeet ja raportit
✔ Räätälöitävät tarkastuslistat
✔ Helppo töiden hallinta ja kuittaus
✔ QR-Koodi ja NFC - ei tiedon etsimistä
✔ Tehokas haku toiminto
✔ Toimintavarma
✔ Helppokäyttöinen
Miksi et kokeilisi itse maksutta 14 vrk ajan?
Kannattaa aloittaa nyt eikä huomenna.
Mitä nopeammin aloitat, sitä nopeammin onnistut saamaan toimivan kokonaisuuden ja mm. lakisääteisen työajanseurannan helpoilla mobiilikirjauksilla.
