Määritelmä
Laiterekisteri on tietokanta yrityksen tai organisaation hallinnoimalle omaisuudelle (käyttöomaisuus, eli koneet ja laitteet). Tyypillisesti laiterekisteriä on ylläpidetty joko Excel-työkirjoissa tai jossakin ohjelmistossa - mutta hyvin usein laiterekisteri on myös puuttunut kokonaan vaikka sellainen pitäisi olla.
Tällä sivulla keskitymme erityisesti terveydenhuollon laiterekisteriin. Jos sinua kiinnostaa yleisesti kalustonhallinta, lue täältä lisää kalustohallinnasta.
Laiterekisteri ei ole synonyymi sille, että kirjanpidossa laitteet, koneet tai kalusto on eriteltynä niiden poistoaikojen mukaisesti. Tämä kirjanpidollinen ulottuvuus laiterekisterin osalta koskee näet vain taloushallintoa, mutta ei lainkaan päivittäistä toimintaa laitteiden parissa.
Hyvä laiterekisteri palvelee koko yrityksen tarpeita. Laitteisiin liittyviä tarpeita on tyypillisesti johdosto alkaen päälliköillä, työnjohdolla, kehittämiseen osallistuvilla henkilöillä ja ennen kaikkea päivittäin laitteita käyttävillä tai niiden hallinnoinnista vastaavilla henkilöillä.
Olipa kerran yritys, jonka laitekannan tiedot olivat oikein ja ajantasalla...
Totta vai tarua? Onko mahdollista, että fyysisen maailman koneiden ja laitteiden tiedot olisivat ajantasalla, tarpeellisilta osin dokumentoitu ja että kyseinen tieto olisi vieläpä helposti löydettävissä?
Totta yksille, haaveunta toisille ja joillekin mahdoton tehtävä.
Kun asiaa kuitenkin ajatuksella pohtii, päätyy aina yhteen vääjäämättömään lopputulokseen: laitetietojen puuttellisuus ei johdu koneista tai laitteista, vaan siitä, miten me ihmiset toimimme. Ja sille, miten me toimimme, on aina vähintään yksi, mutta usein montakin syytä.
Miksi asialla on ylipäätään merkitystä?
Jos laitetiedot ovat puutteellisia, se maksaa selvää rahaa. Kyse on vain siitä, milloin ja missä kohtaa kustannuksia syntyy -mutta niitä syntyy takuuvarmasti.
Kaikkia, siis aivan kaikkia, jotka tekevät töitä näiden laitteiden kanssa harmittaa tietojen puuttuminen ja puuttuvien tietojen etsiminen. Tämä johtaa tyytymättömyyteen, joka johtaa laaduttomuuteen, joka johtaa lisäkustannuksiin ja muihin lieveilmiöihin.
Mitkä ovat syitä, jotka johtavat laitetietojen puutteisiin?
Ensinnäkin, jos laitteiden tietojen hallinta on työnsuorittajan mielestä yksinkertaisesti liian työlästä, se jätetään tekemättä. Piste. Ei ole mitään väliä, montako korupuhetta ja prosessikaaviota asiasta piirretään -jos homma ei käyttäjien mielestä toimi, se ei toimi.
Toisekseen, nykypäivänä on tosiasia, että saman laitteen ympärillä (varsinkin, jos kyse on isommasta laitteesta, kuten tuotantokone) pyörii monen yrityksen henkilöstöä tekemässä erilaisia töitä. Tämä taas johtaa tilanteeseen, jossa saman laitteen tietoja on dokumentoitu useisiin eri järjestelmiin. Näihin järjestelmiin on pääsy vain aina kyseisen organisaation henkilöillä eikä mitään kokonaisnäkymää ole.
Kolmanneksi, laitteiden omistajat - tai ainakin ne, ketkä kyseisiä laitteita tarvitsevat ja/tai niistä vastaavat, eivät ole riittävästi paneutuneet mahdollisuuksiin asian korjaamiseksi. On totta, että laitetietojen hallinta nykypäivän toimintaympäristössä on vaikeaa, mutta mahdotonta se ei ole. Yleensä nämä asiat mahdollistavat laitetieton ylläpidon:
Käytetyt ohjelmistot (suomeksi, käytännössä mobiilisovellus tai ihan minimissään mobiilisti käytettävä järjestelmä) mahdollistavat helpon ja tehokkaan laitetietojen ylläpitämisen. Oli kyse sitten ennakkohuolloista, tarkastuksista, viankorjauksesta, käyttöpäiväkirjoista, dokumenteista tai muista sellaisista
Käytetyt ohjelmistot on integroitu. Ei haittaa, että tietoja syötetään useisiin paikkoihin eri toimijoiden toimesta, kunhan tiedot yhdistetään integraation avulla siten, että laitteen omistajalla on aina kaikki tärkeä tieto omassa järjestelmässään (tai siinä järjestelmässä, johon hänellä on aina pääsy, jos palveluntuottaja tarjoaa järjestelmän)
Mistä lähteä liikkeelle?
- Tunnista, mikä on laitetietojen hallintasi nykytaso
- Mieti, mitkä ovat teidän juurisyyt siihen, että laitetieto ei pysy ajantasalla
Kartoita vaihtoehdot asian kuntoon laittamiseksi - Laita asia kuntoon!
Jokainen meistä katsoo laiterekisteriasioita oman firmansa ja oman toimialansa näkökulmasta sekä oman työtehtävänsä näkökulmasta.
Laitteiden hallinta tarvitsee hyvän ja toimivan ratkaisun:
Hyvä! Eka rasti valmiina. Mitäs sitten?
>>> Ensin klikkaukset asiaan liittyviin linkkeihin
Mikä on hyvän kunnossapidon määritelmä?
5 vinkkiä - Hyvän huolto-ohjelman laatimiseen
>>> Sitten siirrytään seuraavaan osioon ja pureudutaan kustannuksiin!
Jatketaan tästä..
Taustana tälle artikkelille toimii Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista, joka sisältää keskeiset vaatimukset, jotka hyvän laiterekisterin tulee omata. Taustatietona em. laille on tässä linkki kyseistä lakia koskevaan hallituksen esitykseen (linkki). Koko lain taustatarkoituksena on, että
"Lailla pantaisiin täytäntöön Euroopan unionin lääkinnällisistä laitteista annetut kolme direktiiviä. Lääkinnällisistä laitteista annetuilla Euroopan unionin ja kansallisilla säännöksillä on tarkoitus varmistaa käytettävien terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuus ja laatu sekä näiden tuotteiden vapaa liikkuvuus."
Ammattimaista käyttäjää (esim. terveyskeskus, sairaala, hammashoitola ja niin edelleen) koskevat säännökset:
".. asettavat käyttäjälle velvollisuuksia muun muassa vaaratilanteiden ilmoittamisen, vastuuhenkilön nimeämisen ja seurantajärjestelmän ylläpidon osalta."
1. Vaatimus: Ilmoitus vaaratilanteesta
Sekä valmistajan että toiminnanharjoittajan (ammattimainen käyttäjä) on aina tehtävä terveydenhuollon laitteen aiheuttamasta vakavasta vaaratilanteesta ilmoitus Valviralle niin pian kuin mahdollista. Ilmoituksen tekemättä jättäminen on säädetty rangaistavaksi.
Ammattimaisen käyttäjän on ilmoitettava Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle ja valmistajalle tai valtuutetulle edustajalle vaaratilanteista, jotka ovat johtaneet tai olisivat saattaneet johtaa potilaan, käyttäjän tai muun henkilön terveyden vaarantumiseen ja jotka johtuvat terveydenhuollon laitteen:
1) ominaisuuksista; 2) suorituskyvyn poikkeamasta tai häiriöstä; 3) riittämättömästä merkinnästä; 4) riittämättömästä tai virheellisestä käyttöohjeesta; 5) käytöstä.
Ratkaisu: Käytännössä laiterekisterin olisi siis syytä sisältää toiminto, jossa vähintään määritelty tai kaikki käyttäjät voivat sähköisesti ja helposti tehdä vaaratilanneilmoituksen lomakkeella, joka toimii mobiilisti ja työasemalla. Hyvässä järjestelmässä kyseinen ominaisuus voidaan määritellä toimimaan organisaatiolle sopivan prosessin mukaisesti (voidaan esimerkiksi erikseen määritellä, mihin ilmoitukset lähetetään ja kuka esikäsittelee ne ennen toimitusta viranomaiselle). Hyvässä järestelmässä laitetieto yhdistyy automaattisesti ilmoitukseen ja ilmoituksen rakenteellisuutta (lomakkeen kenttiä) voidaan muokata.
2. Vaatimus: Ammattimaisen käyttäjän on varmistuttava seuraavista asioista
1) henkilöllä, joka käyttää terveydenhuollon laitetta, on sen turvallisen käytön vaatima koulutus ja kokemus;
Ratkaisu: Käytännössä laiterekisteriin tulisi voida yhdistää tieto siitä, ketkä on koulutettu laitteen turvalliseen käyttöön. Yksinkertaisimmillaan kyse on nimilistasta. Toisaalta useamman laitteen käyttökoulutus voi olla osa perehdytystä, jolloin laiterekisterissä voidaan osoittaa yhdellä merkinnällä myös useamman laitteen tai laiteryhmän perehdytys, koulutus ja/tai kokemus.
2) laitteessa tai sen mukana on turvallisen käytön kannalta tarpeelliset merkinnät ja käyttöohjeet;
Ratkaisu: Laitemerkinnät ovat laitevalmistajan vastuulla (valmistus ja hyväksyntävaihe), mutta käytännössä laiterekisteriin olisi hyvä lisätä kuva laitteen merkinnöistä silloin, kun se on uutena toimitettu ja merkinnät varmasti olemassa. Ajan kuluessa merkit voivat haalistua/irrota tai vastaavaa, jolloin laiterekisterissä oleva kuva alkuperäisestä laitteesta voi olla tärkeä.
Käyttöohjeiden osalta olisi laiterekisterin toiminnan kannalta tärkeää, että ne löytyvät kunkin laitteen osalta ja että niiden versiointi/päivityshistoria on selvillä. Jokaisella laitteen käyttäjällä tulisi olla mahdollisuus päästä käsiksi ohjeisiin silloin, kun niitä tarvitaan. Tätä tarkoitusta varten ohjeiden tulisi olla myös mobiilisti ja laitteen luona käytettävissä (ettei jouduta etsimään niitä jostakin fyysisestä kansiosta jonka sijaintia ei tiedetä).
3) laitetta käytetään valmistajan ilmoittaman käyttötarkoituksen ja -ohjeistuksen mukaisesti;
Ratkaisu: Laiterekisteristä tulee ilmetä laitteiden osalta keskeiset rajoitukset niiden käytön osalta. Suuri osa laitteista on valmistettu tiettyä käyttöä varten, jolloin niiden käyttäminen muihin kuin niiden tarkoitettuun käyttöön on käytännössä mahdotonta tai itsestäänselvästi pois suljettu. Huomio tulisi siksi kiinnittää niihin laitteisiin, joiden osalta on mahdollista tehdä virheellisiä tulkintoja siitä, mihin laitetta voidaan tai ei voida käyttää.
4) laite säädetään, ylläpidetään ja huolletaan valmistajan ohjeistuksen mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti;
Ratkaisu: Laiterekisterissä tulee olla dokumentoitu ja jäljitettävä tapa osoittaa toteutetut säädöt, huollot ja muut ylläpitotoimet. Erityisesesti on pystyttävä yksilöimään kuka, milloin ja missä on suorittanut toimenpiteen sekä pystyttävä tallentamaan toimenpiteestä syntyneet tulokset (asiakirjat).
Tämän lisäksi laiterekisteriin tulisi pystyä lisäämään ylläpito-ohjelma herätteineen sitä varten, että yksittäisistä henkilöistä riippumatta järjestelmä seuraa suunniteltujen ylläpito-ohjelman mukaisten huoltojen toteutumista.
5) käyttöpaikka soveltuu laitteen turvalliseen käyttöön;
Ratkaisu: Laiterekisterin olisi hyvä sisältää toiminto, jossa laitteen osalta on määritelty turvallisen käytön edellytykset käyttöpaikalle. Usein nämä ovat osa laitevalmistajan tuottamaa ohjeistusta.
6) laitteeseen kytkettynä tai välittömässä läheisyydessä olevat toiset terveydenhuollon laitteet, rakennusosat ja rakenteet, varusteet, ohjelmistot tai muut järjestelmät ja esineet eivät vaaranna laitteen suorituskykyä tai potilaan, käyttäjän tai muun henkilön terveyttä
Ratkaisu: Laiterekisterin olisi hyvä sisältää toiminto, jossa laitteen osalta on määritelty turvallisen käytön edellytykset käyttöpaikalle, toisille ohjelmistoille, järjestelmille, varusteille jne. Usein nämä ovat osa laitevalmistajan tuottamaa ohjeistusta. Riskiarvioon perustuen olisi syytä panostaa näiden ohjeiden kirjaamisessa laiterekisteriin sellaisten laitteiden osalta, joissa riski on ilmeisesti suurempi (vrt. verenpainemittari ja keskoskaappi).
7) laitteen asentaa, huoltaa ja korjaa vain henkilö, jolla on tarvittava ammattitaito ja asiantuntemus.
Ratkaisu: Laiterekisterisä pitäisi ilmetä ne vaatimukset sisäisille resursseille (työntekijät) tai ulkoisille palveluntuottajille, jotka vastaavat asennuksesta, huoltamisesta ja korjaamisesta. Vaatimukset on oltava niiden henkilöiden saatavilla laiterekisterissä, jotka vastaavat huoltotoimenpiteiden koordinoinneista (laitevastaavat).
3. Vaatimus: Vastuuhenkilö
Ammattimaisella käyttäjällä tulee olla vastuuhenkilö, joka vastaa siitä, että käyttäjän toiminnassa noudatetaan tämän lain ja sen nojalla annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
Ratkaisu: Vastuuhenkilöllä ("laitevastaava") on oltava käytössään sellainen sähköinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa em. lainsäädännön vaatimusten toteutumisen valvomisen. Jos toiminta perustuu Excel kirjanpitoon, sekalaisiin dokumentteihin tai muuhun "hallittuun kaaokseen" on selvää, että lainsäätäjän lähtökohtainen tarkoitus, eli potilasturvallisuuden parantaminen ei voi toteutua tältä osin.
3. Vaatimus: Seurantajärjestelmä
Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköllä tai muulla ammattimaisella käyttäjällä, joka on oikeushenkilö tai joka käyttää terveydenhuollon laitetta itsenäisenä ammatinharjoittajana, tulee olla seurantajärjestelmä laitteiden ja niiden käytön turvallisuuden varmistamiseksi. Seurantajärjestelmään on kirjattava:
1) jäljitettävyyden edellyttämät tiedot toimintayksikön käytössä olevista, edelleen luovuttamista tai muutoin hallinnassa olevista sekä potilaaseen asennetuista laitteista;
Ratkaisu: Laiterekisterin tulee mahdollistaa edelleen luovutettujen ja/tai potilaaseen asennettujen laitteiden tietoihin kirjattu merkintä siitä, kenelle, missä, kenen toimesta ja mille aikavälille mikäkin laite on luovutettu / asennettu.
2) laitteen käytön yhteydessä syntyneisiin vaaratilanteisiin liittyvät tiedot; ja
Ratkaisu: Jokaisen laitteen osalta kirjatut vaaratilanneilmoitukset tulee rekisterissä olla yhdistettävissä laitteeseen.
3) tiedot, jotka osoittavat, että ammattimainen käyttäjä on huolehtinut 24 §:ssä säädetyistä velvoitteista.
Ratkaisu: Käytännössä edellä mainittu vaatimus tarkoittaa, että käytössä on oltava sähköinen laiterekisterijärjestelmä. Teoriassa asia on toki mahdollista hoitaa "paperilla ja kynällä" - mutta minkään organisaation resurssit tuskin riittävät nykypäivänä moiseen.
4) Seurantajärjestelmään kerättävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot tulee säilyttää terveydenhuollon laitteen turvallisuuden edellyttämän ajan. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle sen pyynnöstä, jos tiedot ovat tarpeen laitteen turvallisuuden varmistamiseksi. Tietojen luovuttaminen markkinointitarkoituksiin on kielletty.
Ratkaisu: Myös GDPR näkökulmasta on tehtävä kokonaisriskienarviointi siitä, mitä henkilötietoja (potilastietoja) laiterekisteriin tarvitaan. Usein asia voidaan ratkaista niin, että laiterekisterijärjestelmässä käytetään henkilötietojen osalta esimerkiksi referenssi ID-viittausta siihen järjestelmään, jossa varsinaisia henkilötietoja ylläpidetään.
Ei hätää!
On olemassa hyviä tapoja kehittää laiterekisteritoimintaa
- Ennakoiva kunnossapito on osa kokonaiskunnossapitoa, joka sisältää myös korjaavan kunnossapidon
- Kunnossapidon työprosessien standardoiminen - 5S / Lean
- Oikeanlainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka auttaa ylläpitämään laiterekisteriä
Mistä aloittaa?
Jatketaan vielä vähän..
Laitteiden korjaaminen on välttämätöntä silloin kun ne rikkoontuvat, kun taas ennakoivassa huollossa voidaan näennäisesti "säästää" jättämällä se vain kokonaan tai osittain tekemättä. Oleellista on ymmärtää, että jättämällä ennakoiva kunnossapito tekemättä, joudutaan väistämättä jollakin aikajänteellä maksamaan enemmän korjaavasta kunnossapidosta.
Mittarit, tunnusluvut, indikaattorit..
On selvää, että terveydenhuollossa käytettävissä olevat ja usein puutteelliset resurssit on ohjattava tärkeimpään tekemiseen, eli asiakkaisiin kohdistuviin hoitotoimiin. Tiedetään kuitenkin, että hoitotapahtumaan liittyy itse tekijän ja asiakkaan lisäksi ne työvälineet, eli laitteet, koneet ja järjestelmät joilla hoitoa tuetataan tai toteutetaan. Jos nämä laitteet ja apuvälineet eivät tue hoitotapahtuman onnistumista, palveleeko se kenenkään etua?
Voidaanko ajatella, että laitteiden ja kaluston ylläpitoon ("terveydenhuollon laiterekisteri") käytetty aika maksaisi itsensä takaisin sitä kautta, että terveydenhoidon ammattilaisilla on käytössään toimivat ja turvalliset laitteet? Tällöin aikaa ei tuhrautuisi koskaan turhaan säätämiseen - minkä lisäksi asiakastyytyväisyys ja kokemus hoidosta voisivat parantua.
Kukapa haluaisi maata rikkinäisessä sängyssä tai odottaa tunteja jonkin toimenpiteen suorittamista vain siksi, että laitteet ovat rikki tai kadoksissa?
Yleinen "tehostamisilmiö" on johtanut myös terveydehoidossa siihen, että vähätkin resurssit ovat jatkuvasti kuormitettuina, eikä edes sillä kuuluisalla 0,7 hoitajamitoituksella saavuteta tilannetta, jossa hoitohenkilökunta ei joutuisi tekemään muutakin kuin itse hoitotyötä. Yksi osa tätä muuta työtä on laitteiden ja hoitovälineiden ylläpitoon käytetty aika.
Kuinka monessa toimipisteessä voidaan hyvällä omallatunnolla todeta, että kaikki terveydenhoidon laitteet on ylläpidetty siten, kuin laki edellyttää (katso tästä Mitä laki sanoo terveydenhuollon laiterekisteristä?)
Kuinka monessa toimipisteessä Valviralle toimitetun omavalvontasuunnitelman osana kuvattu tapa hoitaa terveydenhoidon laitteita toteutuu käytännössä?
Seuraavassa on esitetty joitakin kysymyksi ja ajatuksia laiterekisteriin liittyen:
- Onko kaikki terveydenhuollon laitteet selvillä, eli tiedetäänkö esim. niiden lukumäärä ja toimintakunto toimipaikoittain
- Jos ei, mitä vaikutuksia sillä on käytännön toimintaan?
- Tiedetäänkö listattujen laitteiden osalta niiden huolto- ja kunnossapitohistoria sekä niihin perehdytetyt käyttäjät
- Jos ei, mitä vaikutuksia sillä on käytännön toimintaan?
- Onko laitteisiin liittyvä vikailmoitus- ja huoltoprosessi toimiva ja edistääkö se tehokasta hoitoa?
- Jos ei, mitä vaikutuksia sillä on käytännön toimintaan?
Usein haasteet jotka liittyvät edellä mainittuihin näkökulmiin ovat hyvin arkipäiväisiä ja kouriintuntuvia. Kaikki ongelmat eivät ole hengenvaarallisia eivät kaikki niistä johda vaaratilanteisiin. Suuri osa haasteista johtaa tehottumuuteen, tyytymättömyyteen ja viime kädessä huonoon kokemukseen sekä terveydenhoidon ammattilaisen että asiakkaan näkökulmasta. Esimerkkejä:
Laitteita ei ole saatavilla kun niitä tarvitaan (ei tiedetä missä on, etsintään menee aikaa)
Laitteet eivät olekaan toimintakuntoisia, vaan niiden viankorjausaika on liian pitkä, ei saada ajallaan tehtyä suunniteltuja asioita
Laitteiden määräaikaishuolto, tarkastus tai kalibrointi on jäänyt tekemättä, joudutaan etsimään korvaavaa ratkaisua
Vikatilanteissa ei tiedetä varmuudella mistä nopein apu saadaan ja joudutaan soveltamaan
Näihin esimerkkeihin peilaten voidaan siis kysyä, onko näiden haasteiden ratkaisemiseksi käytetty aika hukkaan heitettyä aikaa ja toisarvoista työtä?
Useinhan sanotaan, että aikaa kehittämistyölle ei ole - mutta toisaalta tiedetään että aina kun jotain hyvää uudistamistyötä on saatu tehtyä on se maksanut itsensä monin verroin takaisin. Me uskomme, että myös terveydenhuollon laitteiden ylläpitoon kannattaa panostaa - eikä vain siksi, että lainsäätäjä on asettanut paljon vaatimuksia asialle vaan siksi, että se tukee tehokasta ja hyvää hoitotyötä.
Mittarit ja tunnusluvut ovat myös tavoitteellisen johtamisen työkaluja. Tunnusluvut ja indikaattorit ohjaavat kunnossapidon päätöksentekoa mm. seuraavilla tavoilla:
-
ohjaa tekemään oikeita asioita
-
selkiinnyttää tavoitteita
- korostaa mitattavan asioiden arvoa
Haluaisitko kokeilla käytännössä miten mittarien ja tunnuslukujen muuttaminen tekee indikaattoreille ja mistä kustannukset muodostuvat sinun firmassasi?
Mistä pitäisi aloittaa?
Mietittäessä terveydenhuollon laiterekisterin käyttöönottoa, on syytä käyttää hetki aikaa sen miettimiseen, mitä henkilötietoja järjestelmä tulee sisältämään. Mitään estettä henkilötietojen tallentamiselle ei ole, mutta tietyt asiat henkilötietojen käsittelyn suhteen on syytä ymmärtää. Yritämme tässä tuoda lyhyesti, selkeästi ja ytimekkäästi esille asian ydinkohdat.
Mistä GDPR:ssä on kyse?
Jos GDPR ei ole sinulle vielä tuttu, kannattaa konsulttitoimistojen sijaan käydä tietosuoja.fi sivulla lukemassa, mistä asiassa on kyse. Yleinen tietosuoja-asetus (eli GDPR) on aiheuttanut monessa organisaatiossa turhaa panikointia ja paraatiliikkeitä, jotka eivät tosiassa ole olleet tarpeellisia. On esitetty ajatuksia, että tietosuoja-asetuksen voimaantulon jälkeen henkilötietoja ei ylipäätään enää pystyttäisi käsittelemään koska siitä tulee lain vastaista. Asia ei tietenkään ole näin.
Rekisterinpitäjällä (tässä tapauksessa yritys tai yhteisö) on oikeus tallentaa henkilötietoja, kun yksikin näistä perusteista täyttyy:
- rekisteröidyn suostumus
- sopimus
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
- elintärkeiden etujen suojaaminen
- yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta
- rekisterinpitäjän tai komannen osapuolen oikeutettu etu
Mitä ovat henkilötiedot?
"Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella."
Esimerkkejä henkilötiedoista:
- nimi
- kotiosoite
- sähköpostiosoite, kuten etunimi.sukunimi@yritys.com
- puhelinnumero
- henkilökortin numero
- auton rekisterinumero
- paikannustiedot (esim. matkapuhelimen paikannustiedot)
- IP-osoite
- potilastiedot
- lemmikin eläinlääkäritiedot
- isoisoisovanhempien perinnöllisiä sairauksia koskevat tiedot.
Miksi riskienarviointi käsiteltävien henkilötietojen osalta on tehtävä?
Nyt ollaan asian ytimessä. Kaikki henkilötiedot eivät ole tasa-arvoisia keskenään, kun niiden riskejä ja vaikutuksia arvioidaan! Kun suunnitellaan sitä, mitä tietoja terveydenhuollon laiterekisteriin tallennetaan tehdään riskianalyysi siitä, mitä:
- mitä rekisteröidyn vapauksia ja oikeuksia käsittely voi vaarantaa ja
- mitä vahinkoja rekisteröidylle voi aiheutua suunnitellusta henkilötietojen käsittelystä.
Tässä vaiheessa moni organisaatio on mennyt vikaan, koska edellä mainittua riskianalyysia ei ole tehty. Usein syynä on "oikaisu" asiassa, eli tehdään asia itselle helpoksi puhumalla vain "henkilötiedoista" tekemättä sitä taustatyötä, jossa mietitään onko esim. henkilön IP-osoite, GPS-sijainti, terveystiedot, aviostatus ja ajoneuvon rekisterinumero keskenään kaikki samanarvoisia.
Henkilötietojen käsittelystä mahdollisesti aiheutuva vahinko tarkoittaa riskiä esimerkiksi
- petoksen kohteeksi joutumiseen
- taloudelliseen menetykseen
- sosiaaliseen vahinkoon kuten maineen menetykseen
- henkilötietojen pseudonymisoinnin kumoutumiseen.
Riskienarviointia ei pidä sekoittaa vaikutustenarviointiin, joka on lain mukaan tehtävä tietyissä tapauksissa. Tässä ohjeessa on kuvattu tarkemmin vaikutustenarviointia.
Kun terveydenhuollon laiterekisteriin tallennettavien tietojen osalta on tehty riskienarvointi, suunnitellaan ne tarpeelliset organisatoriset ja tietotekniset suojaustoimet, joilla tietoja suojataan.
Ohjelmisto, järjestelmä vai sovellus?
Mobiilin laiterekisterin ja seurantajärjestelmän edut terveydenhuollossa
Onko tuttu tilanne: verenpainemittari löytyy pöydältä - täysin väärässä paikassa eikä mitään tietoa, miten se on siihen joutunut? Onkohan sen joku jättänyt siihen vahingossa vai onko se asiakkaalle luovutettu laite? Tai onkohan se rikki tai vain odottamassa kalibrointia? Mihinköhän huoneeseen laite kuuluu? Vaikea sanoa, sillä tietoa ei ole..
Varmaankin kaikille tuttu tilanne ja ärsyttävää lähteä kiireen keskellä selvittämään, koska asia pitää tarkistaa laiterekisteristä (jossa todennäköisesti ei edes ole mitään kirjauksia). Useampi meistä vain jättää löydetyn laitteen samalle paikalle ja toivoo, että seuraava löytäjä hoitaa asian.
Entä jos laitetiedot kulkisivat myös taskussa?
Olisiko se mukavampaa, jos terveydenhuollon laiterekisteri ja seurantajärjestelmä vain kulkisi taskussa? Kaikki vikailmoitukset huoltopyynnöt voisi tehdä saman tien suoraan älypuhelimella? Ilman mitään ylimääräistä sähellystä tai tarkistamista?
Mieti tilannetta, jos oleelliset laitetiedot saa selville vain koskettamalla laitetarraa älypuhelimella? Saat myös muutettua laiterekisterissä olevia tietoja, kuten laitteen huonetietoa (jos halutaan ylläpitää laitteiden huonekohtaisia sijaintitietoja). Näin myös sijaintitiedot pysyvät terveydenhuollon laiterekisterissä ajan tasalla laitekohtaisesti. Aina tiedetään, mitkä laitteet kuuluvat minnekin huoneisiin tai milloin ne ovat viimeksi tarkastettu tai huollettu. Tiedetään myös, onko laite odottamassa huoltoa tai muuta toimenpidettä (ilman häviäviä paperilappusia).
Älä tuhlaa aikaa vaikeakäyttöisten seurantajärjestelmien kanssa
Jos terveydenhuollon laiterekisteriin ei ole pääsyä tai sen käyttökynnys on korkea, niin silloin käyttäjät tekevät tietoisen valinnan olla sitä hyödyntämättä päivittäisessä toiminnassaan. Pahimmassa tapauksessa kaikilla ei ole edes pääsyä terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden seurantajärjestelmään.
Kuinka usein toistuu vastaavan kaltaisia tapahtumia? Terveydenhuollon laitteeseen liittyviä tietoja joudutaan tarkistamaan laiterekistereistä, minne ei välttämättä ole edes pääsyä.
Jos asiaa mietitään isossa mittakaavassa huomioiden myös tulevaisuuden etähoiva- ja kuntoutuspalvelut, niin esiin nousee myös vaatimus mobiilista terveydenhuollon laiterekisteristä – laitetiedot pitää olla saatavilla siellä, missä tietoa tarvitaan.
Yhteenvetona hyödyt:
- Tietoja hyödynnetään ja ne ovat helposti saatavilla
- Toiminta tehostuu, sillä tietojen hallinta on tehokasta
- Laiteturvallisuus kehittyy: huollot ajan tasalla ja käyttöohjeet aina saatavilla
- Myös vaaratilanteet on helppo kirjata ja käsitellä
- Huoltoprosessit kehittyvät ja huollot tapahtuvat suunnitelmallisesti
- Laitteiden seurantaprosessi automatisoituu
Tutustu helppokäyttöiseen Spotillaan
Tätä varten on olemassa Spotilla – sen avulla terveydenhuollon laitteiden seurantajärjestelmä on älypuhelimella mobiilisti käytettävissä.
Kaikki tiedot on saatavilla ilman mitään tiedonhakua. Helppokäyttöisyyden ansiosta käyttäjä saa aina oikeat laitetiedot – tarvitaan vain mobiililaite (älypuhelin tai tabletti). Myös laitekohtaiset käyttöohjeet ovat heti saatavilla. Huoltopyyntöjen tekeminen onnistuu heti ja tieto tallentuu kaikkien saataville - myös huoltopyyntöjen hallinnasta vastaava saa heti ilmoituksen käsiteltäväksi.
Katso lisää, miten käyttäjälähtöisesti hallitaan terveydenhuollon laiterekisteriä ja seurantajärjestelmää: Spotilla-seurantajärjestelmä
Haluatko tunnin ilmaisen konsultaation?
Jos haluat tunnin kestävän ilmaisen konsultaation terveydenhuollon laitteiden seurantajärjestelmästä, Ota meihin yhteyttä.
Mikä olisi hyvä valinta sovellukseksi?
Olemme rakentaneet Spotilla kunnossapitosovelluksen sillä menetelmällä, että se on otettavissa käyttöön missä hyvänsä ympäristössä välittömästi ja ilman ylimääräisiä kustannuksia. Pystymme lupaamaan asiakkaillemme, että palvelu on asiakaskohtaisesti valmisteltuna otettu käyttöön kahdessa tunnissa.
Jos et vielä vakuuttunut niin käy kokeilemassa ilmaista Spotillan demoversiota 14 päivän ajan ja sen jälkeen varata etäpalaveri!
